“Văn phòng phẩm gồm những gì?” là câu hỏi tưởng đơn giản nhưng nhiều người mới làm hành chính, mới lập công ty hay đi mua hàng thay sếp đều trả lời không đủ. Danh sách văn phòng phẩm không chỉ có bút và giấy — nó gồm 6 nhóm lớn với hàng trăm đầu mục. Nắm được 6 nhóm này, bạn sẽ không sót món nào khi lập kế hoạch mua hàng cho văn phòng.
1. Nhóm bút viết
Nhóm tiêu hao nhanh nhất, mua lại thường xuyên nhất:
- Bút bi: xanh, đỏ, đen — dùng hằng ngày, mua theo hộp. Xem danh mục các loại bút bi – ruột bi.
- Bút nước, bút ký: ký duyệt hồ sơ, viết hợp đồng.
- Bút dạ: bút dạ bảng (viết bảng trắng), bút dạ dầu (viết bền trên bề mặt), bút dạ kim, bút highlight đánh dấu.
- Bút chì, ruột chì, gọt chì, tẩy: cho bản thảo, sơ đồ.
- Bút xóa, băng xóa: sửa lỗi bản thảo viết tay.
- Bút máy: dùng ký tên, quà tặng đối tác. Tham khảo bút máy Parker cao cấp.
- Bút nhớ dòng, bút đánh dấu trang: tiện cho kế toán, kiểm đếm.
2. Nhóm giấy
- Giấy in/giấy photo A4, A3: chiếm khối lượng tiêu hao lớn nhất. Đa dạng định lượng 70gsm, 75gsm, 80gsm và nhiều thương hiệu — xem các loại giấy photo & giấy in.
- Giấy khổ lớn A0-A1-A2: in bản vẽ, sơ đồ kỹ thuật.
- Giấy in hóa đơn nhiệt (K57, K80), giấy in liên tục: cho máy in bill, máy in kim.
- Giấy bìa, giấy than: làm bìa hồ sơ, phiếu carbon 2-3 liên.
- Giấy note, giấy phân trang: ghi chú nhanh, chia mục hồ sơ.
- Giấy decal (Tomy): in tem nhãn, dán tiêu đề.
- Phong bì các khổ A4-A5-A6: gửi chứng từ, hóa đơn.
- Sổ các loại: sổ da, sổ kẻ ngang, sổ lò xo, sổ kế toán, phiếu thu – phiếu chi — danh mục các loại sổ.
3. Nhóm lưu trữ hồ sơ
Nhóm quyết định kho hồ sơ có gọn gàng, tìm kiếm có nhanh hay không:
- File các loại: file lá, file nan, file càng cua, file còng, file hộp, file trình ký — chi tiết tại các loại file và file nan – hộp đựng tài liệu.
- Hộp đựng tài liệu: lưu trữ dài hạn, xếp kho theo năm. Mẫu tham khảo: hộp tài liệu Sunwood 5,5cm.
- Bìa hồ sơ: bìa giấy, bìa mica, bìa còng, bìa đáy dày.
- Kẹp tài liệu: kẹp bướm, kẹp đen, kẹp màu, kẹp tam giác.
- Khay, giá đựng tài liệu: phân loại chứng từ đang xử lý trên bàn.
4. Nhóm dụng cụ cắt, dán, ghim
- Dập ghim + ghim: số 10, số 23/13-23/23 tùy độ dày hồ sơ.
- Ghim dập số, đục lỗ giấy: đánh số chứng từ, chuẩn bị đóng hồ sơ.
- Kéo, dao rọc giấy, lưỡi dao: cắt mở thùng, cắt giấy.
- Băng dính: băng dính trong, băng dính giấy, băng dính 2 mặt, băng keo xốp — kèm bộ cắt băng dính.
- Bấm kim, gáy xoắn: đóng tài liệu nội bộ.
5. Nhóm thiết bị văn phòng
- Máy in, máy photocopy, máy scan: thiết bị lõi của mọi văn phòng.
- Máy hủy tài liệu: tiêu hủy hồ sơ mật an toàn.
- Máy tính bỏ túi, máy đếm tiền: cho kế toán, thu ngân.
- Máy đóng sách, máy chiếu, bảng viết: họp hành, đào tạo nội bộ.
- Bộ bàn ghế làm việc, hộc kéo, tủ sắt: xem nhóm thiết bị văn phòng.
6. Nhóm mực và vật tư dấu
- Mực in, mực photocopy: hộp mực chính hãng, mực hồi fill.
- Khắc dấu, mực dấu, khay dấu: dấu công ty, dấu tên, dấu chữ ký — chi tiết khắc dấu, khay dấu, mực dấu.
- Linh kiện thay thế: trống, gạt, lô sấy — thay định kỳ.
Kinh nghiệm lập danh sách mua cho văn phòng
- Chia 3 lớp: dùng hằng ngày (bút bi, giấy in, file) — mua đủ 1-3 tháng; dùng thỉnh thoảng (bìa mica, phong bì) — mua khi cần; thiết bị — mua 1 lần dùng dài.
- Ước theo đầu người: văn phòng làm việc paper-heavy như kế toán, luật cần gấp 2-3 lần văn phòng thường. Tham khảo danh sách riêng cho từng nghề: văn phòng phẩm cho văn phòng luật, kế toán, kiểm toán.
- Chọn đơn vị cung cấp theo tháng: thay vì mua lẻ, doanh nghiệp đăng ký cung cấp định kỳ để gom hóa đơn, không bỏ sót vật tư. Xem dịch vụ cung cấp văn phòng phẩm trọn gói.
Kết luận
Văn phòng phẩm gồm 6 nhóm lớn: bút viết, giấy, lưu trữ hồ sơ, dụng cụ cắt dán ghim, thiết bị văn phòng, mực và vật tư dấu. In danh sách này ra, rà kho hiện có, đánh dấu món thiếu — đó chính là đơn hàng đầu tiên của bạn. Cần tư vấn danh sách theo quy mô công ty hoặc đặt hàng theo tháng tại Hà Nội, liên hệ Thanh Bình VPP – 0981.931.185 để được hỗ trợ ngay.
