Phòng hành chính – nhân sự là đầu mối mua và phát văn phòng phẩm cho cả công ty, nhưng nhu cầu riêng của phòng này lại khác văn phòng thường: nhiều hợp đồng cần đóng gáy, nhiều biểu mẫu in sẵn, nhiều thẻ tên và dấu. Danh mục dưới đây chia theo nhóm công việc, kèm mức tiêu hao tham khảo để lập kế hoạch đặt hàng theo tháng.
Nhóm 1 — Quản lý hợp đồng, hồ sơ nhân sự
- Hợp đồng bán sẵn (file còng): đóng gáy hợp đồng lao động, phụ lục — tra nhanh khi đối chiếu. Xem các loại file.
- File trình ký: trình hợp đồng, quyết định bổ nhiệm, đơn xin nghỉ — tham khảo file trình ký Trà My.
- Sơ mi lỗ A4: lồng CV ứng tuyển, văn bản nội bộ vào bìa.
- Bìa kẹp hồ sơ A4: hồ sơ nhân sự từng người một bìa, gắn nhãn tên.
- Hộp đựng tài liệu: lưu hồ sơ đã chốt — nghỉ việc, hết hạn hợp đồng. Gợi ý hộp tài liệu Sunwood 5,5cm.
- Giấy phân trang màu: phân nhóm hồ sơ theo loại, dễ tra cứu.
Nhóm 2 — Quản trị nội bộ hằng ngày
- Bảng chức danh – bảng tên cài áo: đón nhân viên mới có ngay thẻ tên — xem bảng chức danh – bảng tên cài.
- Giấy note + bút dạ quang: đánh dấu hồ sơ chờ ký, hồ sơ trả lại.
- Khay đựng tài liệu 3 tầng: “Chờ xử lý – Chờ ký – Hoàn thành” mỗi nhân sự phụ trách một khay.
- Băng keo trong + bộ cắt băng keo: dán phong bì lương, niêm phong hồ sơ.
- Sổ tay + bút ký: ghi biên bản họp hành chính, sự vụ — gợi ý các loại sổ.
- Phong bì các khổ: gửi hồ sơ, mời thầu, thư mời đối tác.
- Bút dạ bảng: bảng theo dõi ngày công, lịch phỏng vấn — dùng Thiên Long WB 02 bộ 3 màu.
- Dấu tên, khay dấu, mực dấu: phê duyệt chứng từ nội bộ — xem khắc dấu.
Nhóm 3 — Mức tiêu hao tham khảo theo đầu người/tháng
Mức dưới đây tổng hợp từ kinh nghiệm phục vụ các phòng hành chính – nhân sự tại Hà Nội, dùng để ước nhanh khi chưa có số liệu thật:
| Món | Mức/tháng/10 người | Ghi chú |
|---|---|---|
| File còng, sơ mi lỗ | 50-100 cái | Tăng vọt khi tuyển dụng đợt |
| File trình ký | 5-10 cái | 1 người phụ trách 1-2 cái dùng lại |
| Giấy note, bút dạ quang | 3-5 cuốn/cây | Món hay bị “biến mất” nhất phòng HC |
| Bút ký, bút bi | 1-2 hộp | Phòng HC thường “cho mượn” cả công ty |
| Thẻ tên cài áo | Theo số người mới | Đặt lẻ khi có nhân viên mới |
Nhóm 4 — Đặt theo tháng để khỏi thiếu món “cứu cánh”
- Lập danh sách chuẩn 1 lần: rà 2-3 tháng mua gần nhất, chốt danh mục — tham khảo danh mục văn phòng phẩm đầy đủ.
- Đặt kỳ cố định: 1 ngày cố định mỗi tháng, hàng về trước kỳ chốt sổ và kỳ trả lương.
- Gom 1 hóa đơn VAT: một đơn gồm cả vật tư phòng HC lẫn vật tư phát cho các phòng khác — xem cách thiết lập đặt văn phòng phẩm theo tháng xuất hóa đơn VAT.
- Dự trù mùa tuyển dụng: cuối năm, sau Tết — sơ mi lỗ, file còng, thẻ tên tăng gấp đôi.
- Đánh giá đơn vị cung cấp mỗi quý: đúng hẹn, đổi trả nhanh, hóa đơn đúng — tiêu chí xem tại vì sao doanh nghiệp chọn Thanh Bình.
Kết luận
Phòng hành chính – nhân sự cần 2 lớp danh mục: lớp hồ sơ – hợp đồng dùng chuẩn mực (file trình ký, hộp tài liệu) và lớp phát vật tư cho cả công ty (bút, giấy, thẻ tên). Lập 1 danh sách chuẩn, đặt theo tháng, phần còn lại gửi 1 đơn — nhận hàng trong ngày tại Hà Nội. Cần tư vấn danh mục theo quy mô công ty, gọi Thanh Bình – 0981.931.185.
