Công ty vừa nhận phòng, sắp đón nhân viên đầu tiên — danh sách mua sắm dài nhất là văn phòng phẩm. Mua thiếu thì mất ngày chờ thêm, mua thừa thì đốt ngân sách lúc cần tiền nhất. Checklist 30 món dưới đây chia theo mức độ cần thiết, in ra là đi mua được ngay.
Nhóm 1 — Bắt buộc phải có ngay (12 món)
- Bút bi xanh – đỏ – đen (thùng) — xem các loại bút bi – ruột bi
- Giấy in A4 70gsm (ít nhất 5 thùng khởi điểm)
- File lá 40-60 lá (100 cái)
- Bìa hồ sơ A4 (50 cái)
- Dập ghim + ghim số 10 (mỗi bàn 1 bộ)
- Băng keo trong + bộ cắt băng keo
- Bút dạ bảng bộ 3 màu (mỗi phòng họp 1 bộ) — như Thiên Long WB 02
- Sổ ghi chép cho từng nhân sự — gợi ý các loại sổ
- Kẹp bướm + kẹp đen các cỡ
- Giấy note + giấy phân trang màu
- Khay đựng tài liệu 2-3 tầng (mỗi bàn 1 cái)
- Ghim cài + hộp ghim
Nhóm 2 — Theo phòng ban (10 món)
- Kế toán: phiếu thu – phiếu chi, sổ kế toán, file càng cua, máy tính Casio (như Casio 120MS), sổ công văn — danh sách đầy đủ hơn tại bài văn phòng phẩm cho văn phòng kế toán
- Hành chính – nhân sự: hợp đồng bán sẵn (file còng), sơ mi lỗ, trình ký, bút ký duyệt, thẻ tên cài áo — bảng chức danh xem bảng chức danh – bảng tên cài
- Kinh doanh: sổ tay khách hàng, phong bì các khổ, hộp bút đi gặp đối tác, lịch để bàn
Nhóm 3 — Thiết bị + dùng chung (8 món)
- Máy in laser đa chức năng (in + scan + photo) — tham khảo nhóm máy in
- Cartridge dự phòng 1 hộp
- Máy hủy tài liệu — bảo mật từ ngày đầu, như New United RT8C
- Bảng trắng hoặc bảng ghi lịch treo tường
- Máy tính bàn cho mỗi vị trí cần tính toán
- Hộp dụng cụ văn phòng (kéo, dao rọc giấy, gọt chì, ấp que)
- Dấu tên công ty + khay dấu + mực dấu — xem khắc dấu
- Bộ dụng cụ làm sạch bàn làm việc + thùng rác có nắp từng khu
3 kinh nghiệm mua đợt đầu tiên
- Mua đủ dùng 1-2 tháng, không ôm kho: nhu cầu thật của công ty mới thường khác dự đoán 30-40% — sau 1-2 tháng có số liệu thật, điều chỉnh danh sách rồi nhập định kỳ. Cách thiết lập xem đặt văn phòng phẩm theo tháng.
- Nhóm thiết bị đầu tư xứng đáng, vật tư tiêu hao chọn cân bằng: máy in, máy hủy mua xài dài hạn; bút giấy file chọn loại ổn định giá hợp lý.
- Mua 1 nguồn từ đầu: 1 hóa đơn VAT cho cả đơn khởi điểm — kế toán công ty mới bận trăm chuyện, đừng để hóa đơn lẻ từ 5 nơi.
Kết luận
30 món trên phủ đầy đủ nhu cầu khởi điểm của một công ty 10-30 người. In checklist này, khoanh món có sẵn, phần còn lại gửi 1 đơn — nhận hàng trong ngày tại Hà Nội. Cần tư vấn điều chỉnh theo quy mô thật của công ty, gọi Thanh Bình – 0981.931.185.
