Phòng nhân sự làm việc với giấy tờ của người: CV ứng tuyển, hợp đồng lao động, quyết định lương – thưởng – kỷ luật. Mỗi hồ sơ đều cần bìa, file và dấu đúng chuẩn để tra lại được sau 1-2 năm. Danh sách dưới đây xếp theo từng nhóm việc của phòng nhân sự, kèm mức dùng theo tháng để dễ dự trù.
Nhóm 1 — Tuyển dụng
- Bìa kẹp hồ sơ A4: mỗi ứng viên một bìa — phỏng vấn xong gắn kết quả vào bìa.
- Sơ mi lỗ A4: CV in ra lồng vào hồ sơ ứng viên, nhất quán với hồ sơ nhân sự sau khi nhận việc.
- Bút bi ký biên bản phỏng vấn: dùng chung tại bàn phỏng vấn — chọn loại viết êm, xem bút bi – ruột bi.
- Giấy note: đánh dấu CV cần phỏng vấn lại, CV chờ offer.
- Bảng tên khách – ứng viên: ngày phỏng vấn có mặt đông, thẻ tên giúp chuyên nghiệp — xem bảng chức danh – bảng tên cài.
Nhóm 2 — Hồ sơ và hợp đồng lao động
- File còng (hợp đồng bán sẵn): đóng gáy hợp đồng, phụ lục hợp đồng của từng nhân viên.
- File trình ký: trình ký hợp đồng, quyết định điều lương, quyết định bổ nhiệm — dùng file trình ký có kẹp an toàn.
- Hộp đựng tài liệu: hồ sơ nhân viên đã nghỉ, hợp đồng hết hạn — xếp theo năm để dễ tra. Gợi ý hộp tài liệu Sunwood.
- Giấy phân trang màu: phân loại trong 1 hộp: màu vàng = hợp đồng, màu xanh = quyết định lương…
- Dập ghim + ghim số 10: bộ bàn làm việc chuẩn của phòng.
Nhóm 3 — Quản lý ngày công, bảng lương nội bộ
- Sổ công văn, sổ theo dõi: ghi nhận văn bản đi – đến của phòng — các loại xem nhóm sổ.
- Bút dạ bảng + bảng trắng: bảng theo dõi ngày công nhóm, lịch phỏng vấn tuần — dùng Thiên Long WB 02.
- Bút nhớ dòng: đánh dấu dòng chờ đối chiếu khi chốt công — xem Thiên Long HL03.
- Dấu tên, mực dấu, khay dấu: phê duyệt bảng chấm công, giấy xác nhận — xem khắc dấu.
- Phong bì: phong bì lương (nếu trả tiền mặt), phong bì gửi hồ sơ, thư mời.
Mức dùng theo tháng — tham khảo phòng 3-5 người phục vụ công ty 50-100 người
| Món | Mức/tháng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Sơ mi lỗ, bìa hồ sơ | 100-200 cái | Tăng theo đợt tuyển dụng |
| File còng | 50-100 cái | Ký hợp đồng loạt đầu/cuối tháng |
| File trình ký | 3-5 cái | Dùng xoay vòng |
| Hộp tài liệu | 5-10 hộp | Cuối quý xếp kho tăng |
| Bút, giấy note | 1-2 hộp/cuốn | Mức ổn định quanh năm |
Đặt hàng định kỳ — 3 lưu ý riêng của phòng nhân sự
- Dự trù theo mùa tuyển dụng: sau Tết và quý 2 — hồ sơ ứng tuyển, file còng tăng gấp 2-3 lần tháng thường.
- Tách vật tư phòng khỏi vật tư phát chung: phòng nhân sự vừa dùng riêng vừa phát cho công ty — tách 2 dòng trong 1 đơn để đối chiếu ngân sách dễ.
- Chốt 1 đơn vị, 1 hóa đơn VAT mỗi tháng: hồ sơ chi của phòng nhân sự bị rà nhiều nhất — hóa đơn gom gọn giúp xét duyệt nhanh. Cách thiết lập xem đặt văn phòng phẩm theo tháng, tổng quan mô hình tại cung cấp văn phòng phẩm cho doanh nghiệp.
Kết luận
Phòng nhân sự chỉ cần 1 danh sách chuẩn chia theo nhóm việc — tuyển dụng, hồ sơ hợp đồng, chấm công — kèm mức dự trù theo mùa. Gửi danh sách, nhận báo giá và hàng trong ngày tại Hà Nội. Cần tư vấn danh mục theo quy mô công ty, gọi Thanh Bình – 0981.931.185.
